Sådan kommer kommunen i gang med portefløjestyring

Mange kommunale forvaltninger oplever det samme: projekterne er mange, ressourcerne er knappe, og overblikket mangler. Digitaliseringsinitiativer, klimaplaner, anlægsprojekter, velfærdsteknologi og folkeskoleindsatser kører parallelt, men uden et fælles styringsgrundlag. Resultatet er, at prioritering sker på mavefornemmelse, og ledelsen har svært ved at svare på, hvad der egentlig er i gang, og hvad det kræver af organisationen.

Det er ikke et tegn på dårlig ledelse. Det er et tegn på, at styringsredskaberne ikke har fulgt med opgavemængden.

Hvorfor portefløjestyring?

Porteføljestyring handler ikke om at tilføje et nyt lag bureaukrati. Det handler om at professionalisere den måde, forvaltningen leder og styrer sine udviklingsaktiviteter på.

I praksis betyder det, at I:

• skaber overblik over, hvilke projekter der er i gang og hvorfor
• foretager en prioritering og kan kommunikere konsekvenserne ved at ændre den
• giver medarbejderne en klar retning for, hvad der skal løses og hvornår
• gør projektstyring til en fast del af forvaltningens rutiner, ikke en ekstraopgave

Det gælder uanset om projekterne handler om klimatilpasning, digitalisering, sundhedsindsatser eller folkeskoleudvikling. Behovet for overblik og prioritering er det samme på tværs af forvaltninger.

Hvad er de konkrete gevinster?

Erfaringer viser, at kommuner, der indfører porteføljestyring, opnår tre centrale gevinster:

• Bedre gennemførelse. De vigtige projekter bliver gennemført effektivt og til tiden inden for de ressourcemæssige rammer, fordi ledelsen har det nødvendige overblik til at prioritere og handle.
• Strategisk sammenhæng. Det bliver muligt at se, hvilke projekter der bidrager til hvilke dele af organisations- og udviklingsstrategien, mål- og effektaftaler og politiske prioriteringer.
• Balance i opgaveportefløjen. Ledelsen kan svare på spørgsmålet: hvad er det, vi prioriterer? Og hvad er konsekvensen, hvis vi siger ja til endnu et projek?

Sådan gribes implementeringen an

En af de mest almindelige fejltagelser er at forsøge at implementere alt på en gang. KOMBIT’s anbefalinger til kommunal porteføljestyring peger på det modsatte: start i det små og voks trinvist.
Det betyder konkret, at de første projekter i systemet ikke behøver mere end stamdata, en statusrapport og dokumenter. Efterhånden som organisationen og projektlederne bliver fortrolige med arbejdsformen, tilføjes milepæle, risici, ressourcer og økonomi.
Det giver to vigtige fordele:

• Projektlederne oplever frihedsgrader og ejerskab, ikke et nyt kontrolsystem
• Ledelsen får et ledelsesoverblik på tværs fra dag et, selv om detaljegraden er lav

Implementeringen af porteføljestyring er i sig selv et forandringsprojekt. Det kræver organisatorisk forankring, ikke kun et nyt it-system.

Kvartalsvise portefløjestyringsmøder som rygrad

Succesfuld porteføljestyring forudsætter kontinuitet og struktur. Det centrale redskab er det kvartalsvise porteføljestyingsmøde, der sikrer løbende opfølgning og beslutningskraft.
På hvert møde gennemgås:

• projekternes aktuelle status og fremdrift
• justering af prioriteringer og håndtering af nødlidende projekter
• om projekterne understøtter de strategiske og politiske målsætninger
• ressourceudfordringer og kapacitet i de kommende kvartaler
• godkendelse af nye projekter, herunder synergier og overlap med eksisterende

Hvad kræver det at komme i gang?

Implementeringen hviler på to spor, der kører parallelt:

• Det systemmæssige grundlag. ProjectFlow implementeres og konfigureres, så det matcher forvaltningens projekttyper og arbejdsgange.
• Den organisatoriske implementering. Det er her det afgørende arbejde sker. Et projektkontor (PMO) bidrager med viden om interne processer, forbereder porteføljestyingsmøder og hjælper afdelingslederne med at komme godt i gang.

I praksis ser vi, at kommuner ofte starter med kvartalsvise porteføljestyingsmøder og efterhånden supplerer med månedsvise opfølgninger på afdelingsniveau, når organisationen er klar til det næste lag af indsigt.

Ambition: bland jer på øverste hylde

Ambitionen for mange kommuner, der arbejder systematisk med porteføljestyring, er klar: at være blandt de bedste i landet til projekt- og porteføljestyring, fordi udvikling er afgørende for organisationens succes.

Det kræver ikke at starte med et perfekt system. Det kræver at starte.

Vil I se, hvordan andre kommuner er kommet i gang?
Book en uforpligtende demo og få en konkret gennemgang af, hvad portefløjestyring kan betyde for jeres forvaltning.

Læs seneste blogs