Få projektdata fra ProjectFlow gjort tilgængelig for ledelsen med Power BI

Det egentlige problem med moderne rapportering

De fleste organisationer har allerede investeret i værktøjer til udstilling af ledelsesinformation fordi ledere typisk ikke ønsker at gå ind i et specifikt værktøj for at få data, men foretrækker at se data i ledelsesinformationssystemet. Fx Power BI.

I maj 2026 afholdt Fortes Nordic derfor et online roundtable om dette emne med en masse ProjectFlow kunder.

Opdaterede projektdata skal være tilgængelige for ledelsesinformationssystemet, så ledelsen kan træffe beslutninger på et godt grundlag. Og samtidig give øvrige interessenterne information om projekterne i organisationen.

Hos Royal Unibrew var dette præcis udgangspunktet. Det eksisterende setup var besværligt. Overblikket over ressourcer og kapacitet fandtes i ProjectFlow men et godt visuelt overblik manglede i ledelsesinformationssystemet.

Fundamentet kommer først – ProjectFlow samler projektdata

Den indsigt, der gik igen hos Royal Unibrew og Hjørring Kommune, er enkel, men overses ofte:

Power BI skaber kun værdi, hvis data er opdaterede og strukturerede, inden du visualiserer dem.

Løsningen starter ikke med dashboards. Den starter med at samle data om projekter, ressourcer og tidsregistrering– og sikre, at alle arbejder efter de samme standarder.

Hos begge organisationer var det ProjectFlow, der skabte det datagrundlag. Ikke som et rapporteringsværktøj, men som det fælles grundlag, al efterfølgende analyse bygger på. Først dér – når fundamentet var stabilt – blev Power BI det kraftfulde ledelsesværktøj, det er designet til at være.

Hvad sker der, når det lykkes

Transformationen er mærkbar, og den følger et forudsigeligt mønster.

Det starter typisk med ét konkret spørgsmål. Hos Royal Unibrew var det kapacitet: Hvordan er vores ressourcer fordelt? Hvad planlægger vi versus hvad realiserer vi? Hvor opstår flaskehalsene? Hvad har vi brugt af timer?

”Eksterne konsulenter registrerer tid i ProjectFlow og ledelsen kan i Power BI følge med i den forbrugt tid kontra planlagt tid. Det er et effektivt styringsredskab”, Thomas fra Royal Unibrew.

Ved at kombinere planlagt og registreret tid fra ProjectFlow i Power BI fik de svar. Løbende opdateret flere gange dagligt.

Derefter udvides scopet naturligt. Statusrapportering integreres. Ledelsen kan nu fremsøge relevante projekter, se fremdrift på tværs og identificere udfordringer tidligt, uden at vente på den månedlige rapport, og uden at diskutere, hvilken version af tallene der er den rigtige.

Hos Hjørring Kommune er princippet det samme, tilpasset en kommunal kontekst: ét porteføljeoverblik med nøgletal, der kan bruges fra projektleder til direktion, med filtreringsmuligheder på projekter, strategier og fagområder.

”I Hjørring kommune har vi lavet interaktive rapporter i Power BI, som udstiller data fra ProjectFlow. Formålet er at hjælpe fx chefer og ledere med at få indsigt i porteføljen uden at skulle navigere i maven af ProjectFlow”, Kasper, Hjørring kommune.

Den forudsætning, der afgør alt

Begge cases peger på den samme kritiske faktor: ensartet afrapportering fra projekterne.

Power BI er afhængig af kvaliteten af data. Hvis data ikke vedligeholdes løbende, mister overblikket sin værdi hurtigt. Omvendt, når det lykkes, opstår der en effekt, der rækker langt ud over rapportering: data bliver aktivt brugt i beslutningsprocesser, ikke blot dokumenteret efterfølgende.

Hvad du skal forvente undervejs

Der kræver noget tid at sætte rapporterne op. Læringskurven i Power BI er stejl, særligt i opstartsfasen. De første dashboards tager tid at bygge. Men erfaringen fra de organisationer, der er kommet igennem den fase, er konsistent: Når fundamentet er på plads, er løsningen langt lettere at vedligeholde og videreudvikle.

Den egentlige pointe

Power BI giver et godt og ensartet overblik, som bidrager til bedre beslutninger. Samtidig kan det bidrage til datadisciplinen i organisationen, da du som bruger ved at dine data bliver udstillet. En god implementering skyldes samspillet mellem tre ting:

1. Et struktureret, fælles datagrundlag – ét sted, hvor projekter, ressourcer og tid lever
2. Ensartede standarder for afrapportering – så data kan sammenlignes på tværs
3. Målrettet brug af visualisering – der omsætter data til indsigt og beslutning

Når de tre elementer spiller sammen, ændrer rapportering karakter. Fra manuel opgave til aktivt ledelsesværktøj. Fra statisk dokumentation til dynamisk navigation.

Læs seneste blogs