Artiklen har særligt værdi for dig, der arbejder i krydsfeltet mellem projekter, data og beslutningsstøtte. Del den også med jeres IT-arkitekt, BI-udvikler og databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Del 3 af 3 i serien “Få mere ud af jeres projektdata”. Del 1: Hvorfor og hvordan I bør få projektdata ind i jeres datalager · Del 2: Data warehouse, data lake eller lakehouse: Hvad er forskellen?
Sådan kommer ProjectFlow-data derover
Der er to veje, og de udelukker ikke hinanden.
Via REST API. Jeres integrationsplatform eller ETL-værktøj – Azure Data Factory, Fabric-pipelines, Logic Apps eller hvad I nu bruger – henter data fra ProjectFlow, når I har brug for dem. Det giver jer selv kontrollen over hyppighed og omfang, og det er den rette vej, når I vil have friske tal med kort forsinkelse, eller kun ønsker udvalgte dele af datagrundlaget.
Via planlagt eksport til jeres Azure-lager. ProjectFlow leverer strukturerede udtræk på en fast kadence direkte til jeres egen landingszone i Azure – Blob Storage, Data Lake Storage eller Fabric. Ingen hos jer skal bygge og drifte en hentemekanisme. Data lander, hvor de skal, og jeres pipeline tager over derfra. Det er som regel den enkleste vej, når det handler om hele datagrundlaget og fuld historik.
I begge tilfælde aftaler vi tre ting på forhånd: Hvilke dele af datagrundlaget I har brug for, hvor ofte de skal leveres og i hvilket format. Og i begge tilfælde lander data i jeres eget miljø, under jeres egen adgangsstyring.
Det sidste er ikke kun en teknisk detalje. Tidsregistreringer, ressourceplaner og deltagerlister er personoplysninger, og det bliver de ved med at være, når de flyttes til et datalager. Rollerne som dataansvarlig og databehandler, adgangsstyringen og sletteperioderne skal derfor være aftalt, inden den første leverance kører – ikke bagefter. Det er en kort samtale at tage tidligt og en dyr en at tage på et senere tidspunkt.
Hvad I kan bruge data til, når de først ligger der
Nu bliver det konkret. De spørgsmål, der før krævede tre systemer og en tålmodig controller, bliver til et opslag. Hvis du ikke har disse data i din ProjectFlow, kunne dette være eksempler:
- ProjectFlow + økonomi/ERP: Hvordan ser det bogførte forbrug ud sammenholdt med projektbudgettet og forecastet? Og hvilke projekter har et afvigelsesmønster, der gentager sig?
- ProjectFlow + HR: Har vi kapaciteten til den portefølje, vi har lovet? Ressourcetrækket fra projekterne holdt op mod medarbejdernes normtid, opsigelser og planlagt fravær fra HR-systemet.
- ProjectFlow + tidsregistrering: Hvor meget af organisationens samlede tid går egentlig til projekter frem for drift? For forsynings- og infrastrukturorganisationer bliver koblingen til anlægs- og driftsdata ofte det, der først giver et retvisende billede pr. anlæg.
- ProjectFlow + CRM: Hvad har vi i pipeline af projekter? Og hvis vi får dem, hvordan vil det så påvirke vores kapacitet?
Power BI og Excel: to indgange til ét datagrundlag
Når projektdata ligger i lageret, kan du bygge rapporter med f.eks.:
Power BI: Den naturlige vej til ledelsesrapportering: dashboards med drill-down fra portefølje til enkeltprojekt. Vi har i bloggen her tidligere skrevet om, hvordan projektdata fra ProjectFlow gøres tilgængelige for ledelsen med Power BI – og et datalager er netop det fundament, der gør det holdbart over tid.
Excel: Controllere arbejder i Excel, og det er både hurtigt og fleksibelt. Forskellen er, at arket kobles til datalageret via Power Query i stedet for at bygge på et manuelt udtræk. Tallene opdateres, når man åbner filen, og de kan afstemmes med ledelsesrapporten, fordi de kommer fra samme kilde.
Projektdata fra ProjectFlow kan udstilles i Power BI og Excel uden forbindelse til data warehouse, hvis man ønsker det.
Hvor starter man?
I behøver ikke have en færdig dataarkitektur for at komme i gang. I praksis starter de fleste med ét konkret spørgsmål, ledelsen gerne vil have svar på, og bygger den første leverance ud fra det. Når det virker, er det næste skridt langt lettere.
Vil I vide, hvordan det kunne se ud hos jer – eller har jeres dataafdeling brug for at vide, præcis hvad ProjectFlow kan levere og hvordan? Så tag fat i os. Vi tager gerne dialogen sammen med de kolleger, der skal bygge den anden ende.
