Når opgaverne vokser hurtigere end kapaciteten: Hvad Grøn Trepart stiller af krav til kommunernes projektstyring

Grøn Trepart er historisk i sit omfang. Kommunerne er udpeget som hovedmotor i en arealomlægning, der skal nå konkrete mål inden for en fastsat tidsramme – og som kræver koordinering på tværs af plan, natur, teknik og økonomi. Samtidig implementerer de samme forvaltninger sundhedsreformen, ældrereformen og beskæftigelsesreformen.

Det er ikke en situation, der løses ved at arbejde hårdere. Det er en situation, der kræver bedre overblik.

Flere projekter. Samme ressourcer.

KL har selv sat ord på udfordringen: kommunernes kapacitet til at gennemføre arealomlægningsprojekter er en flaskehals, og opbygningen af den kapacitet er nu et selvstændigt indsatsområde. Det er et ærligt signal om, at mængden af opgaver overstiger de eksisterende styringsrammer i mange kommuner.

Det handler ikke om vilje eller kompetence. Det handler om, at projekter i mange forvaltninger stadig håndteres i spredte systemer, lokale arbejdsgange og manuelle opgørelser. Når antallet af samtidige projekter vokser – som det gør nu – bliver det sværere at bevare overblikket over, hvad der faktisk er i gang, hvem der arbejder på hvad, og hvilke projekter der reelt kan gennemføres inden for den tilgængelige kapacitet.

Hvad det kræver at prioritere ansvarligt

Prioritering er ikke en beslutning, man træffer én gang. I en forvaltning med mange samtidige indsatser opstår prioriteringsbehov løbende – når ressourcer er pressede, når tidsplaner ændrer sig, når nye opgaver lander.

For at prioritere ansvarligt kræves et grundlag. Det vil sige et samlet billede af, hvilke projekter der er i gang, hvilke ressourcer de trækker på, og hvad konsekvenserne er af at fremskynde, udsætte eller aflyse et givet initiativ.

Uden det grundlag baseres beslutninger på antagelser. Det øger risikoen for forsinkelser, merforbrug og for at de politisk vigtigste indsatser ikke får den opmærksomhed, de har behov for.

Sammenhæng mellem politiske mål og daglig eksekvering

En del af udfordringen i kommunal projektstyring er, at forbindelsen mellem de overordnede politiske mål – hvad enten det er mål- og effektaftaler, klimaplaner eller reformimplementering – og de projekter, der rent faktisk kører i organisationen, er uklar.

Det betyder, at det kan være vanskeligt at dokumentere, om de ressourcer der bruges, faktisk bringer kommunen tættere på de mål, den er sat i verden for at nå. Det er et styringsmæssigt problem, men det er også et politisk problem, i den forstand at det gør det sværere at kommunikere fremdrift til udvalg og direktion på et troværdigt grundlag.

Sammenhængen mellem mål og projekter behøver ikke at være kompliceret at etablere – men den kræver, at projekter og ressourcer registreres et fælles sted, og at rapporteringen sker systematisk frem for manuelt.

Det fælles overblik som forudsætning

Erfaringer fra kommuner, der har samlet projekt- og porteføljestyringen i ét system, peger på nogle gennemgående gevinster: det bliver muligt at se den samlede belastning på tværs af afdelinger, at reagere tidligere på kapacitetsproblemer, og at reducere den tid der bruges på at sammenstille status fra forskellige kilder.

Det er ikke store forandringer i arbejdsgangene. Det er en mere struktureret måde at arbejde med det, forvaltningen allerede gør – og en måde at gøre det synligt for dem, der har brug for at træffe beslutninger på baggrund af det.

Silkeborg Kommunes Teknik & Miljø-forvaltning er et eksempel på, hvad det kan betyde i praksis: med et samlet system til porteføljestyring arbejder 150 medarbejdere nu ud fra samme datasæt, og ledelsen har et løbende overblik over 180+ aktive projekter. Det ændrer ikke på kompleksiteten i opgaverne – men det giver et bedre grundlag for at håndtere den.

Et spørgsmål om timing

Grøn Trepart, reformimplementering og et stigende projektvolumen er ikke en midlertidig belastning. Det er den nye virkelighed for kommunale forvaltninger i de kommende år.
Det betyder, at behovet for et fælles styringsgrundlag ikke er mindre presserende i næste kvartal end nu. For de kommuner der endnu ikke har etableret det, er spørgsmålet ikke om det er nødvendigt – men hvornår det er det rette tidspunkt at gøre det.

Læs seneste blogs