Sparekassen Kronjylland er blandt Danmarks 10 største pengeinstitutter, og har 900 medarbejdere i Jylland, Odense og på Sjælland. Sparekassen Kronjylland vokser, åbner nye afdelinger og har fokus på de personlige relationer med kunden. Derfor ringer kunden fx ikke til et callcenter, men direkte til sin rådgiver.
Sparekassen Kronjylland har arbejdet med ProjectFlow siden 2022 og delte på ProjectFlow brugerforum sine erfaringer med andre ProjectFlow kunder.
Implementeringen af ProjectFlow
Da sparekassen besluttede at implementere ProjectFlow, var det afgørende, at værktøjet kunne integreres med eksisterende arbejdsgange i bl.a. SharePoint, Teams og Planner.
“Integrationerne mellem Teams, SharePoint og Planner og ProjectFlow er afgørende for os. Derved får vi projektarbejdet til at spille sammen med andre arbejdsprocesser i Sparekassen Kronjylland”, fortalte Stefania fra Sparekassen Kronjylland.
Projektstyring og rapportering
Sparekassen anvender ProjectFlow til flere formål, både på PMO-niveau og blandt projektlederne samt rapportering til ledelsen og prioriteringsudvalget. Ledelsesrapportering er en vigtig del til at skabe overblik over projekterne. Projektlederne bruger værktøjet aktivt til projektstyring, hvor sparekassens fasemodel er integreret direkte i systemet.
“Vi har fra starten valgt at indarbejde vores projektmodel i ProjectFlow. Vi synes, at ProjectFlow er et meget intuitivt program, og vi har tilføjet felter, beskrivelser og tjeklister for at hjælpe vores kollegaer, der ikke dagligt arbejder med projekter”, udtaler Stefania.
Sparekassens projekttyper er designet til at understøtte både klassiske projektforløb og andre aktiviteter. Sparekassen har fx en kategori til idéudvikling til at evaluere projekter før de igangsættes. Derudover har Sparekassen oprettet en kategori til ‘aktiviteter og opgaver’ for at skabe struktur i stabsfunktionerne.
Erfaringer og udviklingsønsker
Sparekassen holder mindst ét statusmøde om året med ProjectFlow-teamet, hvor erfaringer deles og potentielle udviklingsønsker diskuteres. Stefania præsenterede forskellige forslag til videreudvikling af ProjectFlow, som flere andre deltagere udviste interesse for.
“Da Sparekassen kiggede i retning af ProjectFlow, havde vi længe haft et ønske om at have et system, der kunne hjælpe os med at ensarte den måde, vi arbejdede med projekter på. Vi har haft en klar oplevelse af, at det er lykkedes os at standardisere måden, vi styrer vores projekter på.” fortalte Stefania.
En af de største gevinster har været et samlet overblik for beslutningstagere, hvor ledelsen nu nemt kan få indsigt i både store og små projekter i organisationen. En vigtig erfaring er balancen mellem ”Run the Business” og ”Change the Business”, hvor fokus på driften gør at den organisatoriske implementering tager tid. ”Mange af vores kollegaer arbejder ikke med projekter til dagligt, og det har været en proces at få alle med på den nye måde at arbejde på”, fortalte Stefania.
Opsummering
”Vores rejse med ProjectFlow har været lærerig, og vi ser fortsat muligheder for at udvide brugen af værktøjet. Vi er glade for de forbedringer, vi har opnået, og vi ser frem til fortsat udvikling sammen med Fortes ProjectFlow”, afsluttede Stefania.
Efter det store (virtuelle) bifald i Teams takkede Fortes ProjectFlow Stefania for den spændende præsentation.