Ressourcestyring i praksis: 5 udfordringer organisationer deler

 “Ressource- og kapacitetsstyring er en ledelsesdisciplin, og ikke bare en teknisk øvelse i PMO’erne”, Janick fra Sund & Bælt.

Ressourcestyring er et emne, som mange organisationer arbejder med. Alligevel oplever mange, at det er svært at få til at fungere i praksis.

For nylig samlede vi en gruppe projektledere, PMO’er og ressourceansvarlige fra større organisationer til en Fortes ProjectFlow roundtable om ressourcestyring.

Formålet var enkelt.
At dele erfaringer. Ikke teori. Men praksis.

Diskussionerne viste hurtigt, at mange organisationer står med de samme udfordringer. Uanset branche eller organisationsstruktur.

Her er fem af de problemstillinger, der gik igen i dialogen.

1. Ressourcestyring bliver ofte opfattet som et systemprojekt

En af de første refleksioner fra roundtable var, at mange organisationer starter deres arbejde med ressourcestyring ved at implementere et værktøj.

Det giver bedre overblik. Men det ændrer ikke nødvendigvis organisationens prioriteringer.

Flere deltagere pegede på, at ressourcestyring i virkeligheden først fungerer, når ledelsen aktivt bruger kapacitetsdata i beslutninger.

Hvis ressourcer ikke indgår i ledelsesbeslutninger, sker prioriteringen et andet sted. Typisk hos projektledere eller linjeledere, der forsøger at få hverdagen til at fungere.

Resultatet bliver en portefølje, der styres nedefra.

Når organisationer lykkes bedre med ressourcestyring, skyldes det ofte én ting. Ledelsen bruger ressourcedata aktivt til at prioritere projekter.

2. For mange samtidige projekter skaber lavere fremdrift

En anden udfordring, der blev diskuteret på roundtable, var antallet af samtidige projekter.

Mange organisationer forsøger at løse kapacitetsproblemer ved at arbejde hurtigere. Men erfaringerne viser noget andet.

Når medarbejdere arbejder på mange projekter samtidig, opstår der typisk

• hyppige skift mellem opgaver
• flaskehalse omkring nøglekompetencer
• længere gennemløbstid for projekter
• øget behov for koordinering

Flere deltagere delte erfaringer med, at organisationer ofte undervurderer effekten af multitasking.

Når antallet af samtidige projekter reduceres, forbedres flowet i porteføljen ofte markant.

Det kræver dog et ledelsesmæssigt valg.

Ressourcestyring handler i sidste ende om prioritering.

”Vi har brugt ProjectFlow i flere år og har senest udvidet brugen til ressourcestyring af mere end 170 medarbejdere med styring kvartalsvist. Vi skal undgå at sætte for meget i gang og smøre ressourcerne for tyndt ud”, Martin fra Kamstrup.

3. Det rigtige detaljeringsniveau er svært at finde

En udfordring, der ofte opstår, når organisationer begynder at arbejde mere systematisk med ressourcestyring, er detaljeringsgraden.

Hvor præcist skal ressourcer planlægges?

På roundtable delte flere organisationer erfaringer med at justere deres planlægningsniveau undervejs.

Nogle havde eksempelvis valgt at planlægge ressourcer mere overordnet, fordi detaljeret planlægning blev for administrativt tung.

Andre arbejdede med forskellige niveauer af planlægning afhængigt af tidshorisonten.

Strategiske beslutninger kræver overblik, og operationel planlægning kræver mere præcision.

Erfaringen fra diskussionerne var klar: Organisationer får sjældent succes med ressourcestyring, hvis de starter med for høj detaljeringsgrad.

4. Data findes ofte men bliver ikke brugt aktivt

Mange organisationer har allerede data om projekter, opgaver og ressourcer.

Men det betyder ikke nødvendigvis, at data bliver brugt aktivt.

Flere deltagere beskrev situationer, hvor ressourcedata primært bruges af projektledere eller PMO.

Hvis data ikke efterspørges af ledelsen, mister organisationen hurtigt motivationen for at holde dem opdateret.

Omvendt oplever organisationer en tydelig effekt, når ledelsen begynder at bruge data aktivt.

For eksempel i

• porteføljemøder
• opfølgningssamtaler
• prioriteringsbeslutninger

Når organisationen kan se, at data faktisk bliver brugt, forbedres datakvaliteten ofte hurtigt.

5. Ressourcestyring kræver fælles spilleregler

En sidste pointe fra roundtable handlede om governance.

Ressourcestyring fungerer bedst, når organisationen har klare spilleregler for

• hvem der prioriterer projekter
• hvem der allokerer ressourcer
• hvordan estimater udarbejdes
• hvor langt frem organisationen planlægger kapacitet

Uden klare rammer opstår der ofte uformelle aftaler.

Projektledere kontakter medarbejdere direkte. Ressourcer allokeres uden for den fælles prioritering.

Resultatet bliver manglende transparens og vanskeligere porteføljestyring.

Læs mere om ressourcestyring i praksis

Hvis du vil dykke dybere ned i erfaringerne fra roundtable, har vi samlet refleksioner og praksiserfaringer i et whitepaper om implementering af ressourcestyring.

Her gennemgår vi blandt andet:

• hvordan organisationer etablerer fælles spilleregler for ressourcestyring
• hvordan kapacitetsdata kan bruges i porteføljebeslutninger
• hvordan organisationer gradvist opbygger modenhed i ressourcestyring

Læs mere om ressourcestyring og implementering i praksis i vores whitepaper.

Se også vores side om ressourcestyring i ProjectFlow.

Læs seneste blogs