Fortes ProjectFlow: Projektkontorets (PMO) bedste ven

En del af styrken er at processer ensrettes i organisationen, så ledelsen kan regne med de informationer de får – og kan skalere processerne, efterhånden som organisationen vokser og modnes.

ProjectFlow er et stærkt værktøj til at understøtte dette. I denne artikel gives der nogle eksempler på hvordan man kan styre nogle af projektkontorets processer.

“Single source of truth” for al porteføljestyringsdata

Når projektkontoret arbejder med én samlet portal, hvor alle relevante projektdata og processer samles, bliver det langt nemmere at skabe overblik og styre projekterne effektivt. Man er ikke længere i tvivl om hvor man skal finde seneste projektinformation. Det forudsætter naturligvis at portalen er velforankret i organisationen, så alle ved at det er her data bor.

Rapportvisningerne gør det muligt for ledelsen løbende at få opdaterede rapporter, så de kan følge projektstatus og træffe beslutninger baseret på et solidt datagrundlag. Systemet viser også hvor gamle data er, og kan sikre opdaterede data gennem e-mailpåmindelser, workflows og AI-generede dataopsamlinger.

Ens workflows (i ProjectFlow kaldet ”Automations”) for både projektoptagelse og godkendelse reducerer usikkerhed og sikrer en ensartet tilgang på tværs af organisationen. Derudover giver det mulighed for at håndhæve metodologier (f.eks. en projektmodel pr. projekttype eller faste dokumentskabeloner til hvert projekt) og arbejdsgange konsekvent blandt alle teams, så man sikrer, at alle projekter lever op til de samme kvalitetskrav og standarder. Det kunne f.eks. være automatisk oprettelse af Teams til hvert projekt, eller obligatoriske felter, som brugeren skal udfylde.

Skalering af projektkontoret når organisationen modnes og vokser

En moderne IT-løsning kan spille en afgørende rolle for projektkontoret, når organisationen står over for vækst og øget kompleksitet. Ved at centralisere projektdata og automatisere arbejdsgange bliver det nemmere at håndtere flere projekter samtidig, uden at gå på kompromis med kvaliteten. Mange af vores kunder benytter f.eks. projekttyper, arbejdstidsnormer og fasemodeller til at understøtte den øgede kompleksitet ved vækst.

ProjectFlow kan hurtigt tilpasses nye behov, så projektkontoret kan udvide sine services og følge med organisationens udvikling. Det er simpelthen bygget til at gøre det muligt at bevare overblikket, sikre ensartede processer og effektivt onboarde nye teams, når organisationen vokser eller undergår større forandringer.

En AI-klar platform

Når virksomheden strukturerer sine data, åbner det for helt nye muligheder med AI. Data, der bliver indsamlet og gemt på en ensartet måde, giver adgang til værdifulde indsigter i performance og forbedringspotentiale.

Historiske projektdata kan bruges til benchmarking og mere præcise estimater, mens erfaringer fra tidligere projekter hurtigt kan genfindes og omsættes til konkret læring. Med AI får man desuden mulighed for at identificere trends, så virksomheden kan være på forkant og træffe bedre beslutninger.

Alt i alt betyder strukturerede data, at virksomheden står stærkere – både i dag og i fremtiden. Vi anbefaler at man begynder at indsamle data om projektporteføljen allerede nu, også selvom man ikke kan se et behov, for efterhånden som AI kan mere og mere, kan disse data vise sig værdifulde. Smid ikke data ud.

Mange muligheder for at udvide dit PMO Servicekatalog

ProjectFlow giver dig en fleksibel platform, hvor du nemt kan tilføje nye services til dit PMO’s servicekatalog, uden at det kræver store omstruktureringer eller ekstra ressourcer.

Systemet gør det muligt at automatisere og standardisere processer, så du hurtigt kan implementere nye ydelser, samtidig med at kvaliteten og ensartetheden bevares på tværs af projekter. Derudover kan du løbende justere og tilpasse dine services efter organisationens behov, hvilket gør det lettere at følge med udviklingen og skabe større værdi for forretningen.

Man af vores kunder udvider deres tilbudte skabeloner og rapportmuligheder, da det simpelthen er bagt ind i ProjectFlow.

Hjælp til indsamling af status fra projektlederne

Med et system til opsamling af projektdata slipper du for ”løse” dokumenter, og du får langt bedre workflows, der gør det nemmere at styre processer og sikre kvaliteten.

Selvbetjeningsrapportering betyder, at projektledere hurtigt kan opdatere projektstatus uden at bruge tid på ekstra møder, og det reducerer både omkostninger og besvær.

Samtidig bliver onboarding af nye projekter meget hurtigere, fordi du kan bruge skabeloner og standardiserede workflows (f.eks. gates i fasemodeller eller ressourceaftaler til projektbemandingen), så alle kommer godt fra start og arbejder ens – til fordel for hele organisationen.

Læs seneste blogs