Microsoft udfaser Project Online – hvad er et stærkt alternativt projektstyringsværktøj?

Microsoft har officielt annonceret, at Project Online bliver udfaset 30. september 2026, og brugere af platformen skal derfor finde et nyt projektstyringsværktøj i god tid.

Efter over et årti med Project Online som en central projekt- og porteføljestyringsløsning i skyen, stopper Microsoft al videre udvikling og support inden for det næste år. Det betyder, at eksisterende Project Online-installationer vil fungere frem til slutdatoen, men ingen nye funktioner kommer til, og derefter lukkes tjenesten ned. For organisationer, der stadig bruger Project Online i dag, er det kritisk at planlægge en migration i god tid for at undgå driftsforstyrrelser, datatab eller hastværk i sidste øjeblik.

Microsoft tilbyder selv alternative løsninger som f.eks. Planner Premium (en opgraderet Planner med porteføljefunktioner) eller Project for the Web, og for nogle kunder anbefales on-premise Project Server eller Dynamics 365 Project Operations afhængigt af behov. Disse muligheder kan dog indebære ændringer i arbejdsprocesser eller manglende funktionalitet ift. det, man kender fra Project Online. Her opstår der en oplagt mulighed for at gentænke jeres værktøjer og overveje et mere komplet projekt- og porteføljestyringssystem. Når én dør lukkes, åbnes en anden: udfasningen af Project Online kan være en chance for at skifte til en moderne løsning, der både dækker alle kernefunktioner og bringer nye fordele.

Baggrund: Hvorfor stopper Microsoft Project Online?

Microsoft annoncerede i september 2025, at Project Online officielt retires pr. 30. september 2026. Det betyder ikke kun end-of-life for et produkt, men også at eventuelle projekter og data i Project Online skal flyttes inden da for at undgå at de går tabt. Beslutningen kommer efter en længere periode med begrænset innovation på platformen, hvor mange organisationer allerede er begyndt at se sig om efter nyere alternativer. Microsoft selv satser fremadrettet på andre værktøjer i Microsoft 365-økosystemet bl.a. Planner (med nye “Planner Premium” funktioner) og det nyere Project for Web, som er mere strømlinede for samarbejde og indgår i deres fremtidsvision med f.eks. Microsoft 365 Copilot integrationer (kilde: Microsoft, 2025).

For eksisterende brugere af Project Online rejser dette spørgsmålet: Hvad gør vi nu?

Microsofts egne alternativer kan kræve omfattende omlægning af processer eller supplering med ekstra værktøjer (f.eks. Power Apps for porteføljestyring ovenpå Planner). Hvis jeres organisation har brug for et fuldt dækkende PPM-værktøj – altså ét system der kan det samme som (eller mere end) Project Online – kan det være værd at kigge uden for Microsofts standardtilbud.

Her er Fortes ProjectFlow er et stærkt alternativ, der målrettet adresserer behovene hos både nuværende Project Online-brugere og andre beslutningstagere, som ønsker en samlet løsning.

Hvorfor er Fortes ProjectFlow et stærkt alternativ til Microsoft Project Online?

Fortes ProjectFlow er en danskudviklet, cloud-baseret PPM-løsning (Project Portfolio Management), og et moderne alternativ til Project Online, som kan overtage stafetten og mere til.

Figur 1 – Fortes ProjectFlow funktioner og integration til Microsoft 365

Værktøjet samler porteføljestyring, projektstyring, ressourcestyring, kapacitetsstyring og tidsregistrering i ét integreret system. Med andre ord får I alle de centrale funktioner, I kender fra Project Online, i én platform samt nye moderne muligheder som tættere samarbejde, automatisering og AI-baserede features.

ProjectFlow er fuldt SaaS-baseret og hostet i Microsoft Azure, hvilket sikrer høj pålidelighed og sikkerhed. Ligesom Project Online er det en webbaseret løsning, men modsat sin forgænger er ProjectFlow løbende under aktiv udvikling med nye versioner og forbedringer flere gange årligt. I får altså en fremtidssikret platform, der lever op til nutidens krav og løbende tilpasses brugernes behov. Brugeroplevelsen er moderne og intuitiv, så overgang fra Project Online vil føles som en klar opgradering uden at miste kernefunktionalitet. Nedenfor gennemgår vi nogle af de vigtigste grunde til, at ProjectFlow står stærkt som alternativet.

Tæt integration med Microsoft 365

En af de store fordele ved ProjectFlow er den tætte integration med de værktøjer, I sandsynligvis allerede bruger i hverdagen gennem Microsoft 365. ProjectFlow er integreret med Microsoft Teams, Planner, SharePoint, Project (Desktop/Online) og Power BI. Det betyder bl.a.:

• Teams & Planner: I kan automatisk oprette et nyt Teams-team og en Planner-plan, når I opretter et projekt i ProjectFlow. Det giver et færdigt samarbejdsrum til projektet med det samme. Opgaver, der lægges i Microsoft Planner, kan vises direkte i projektets Gantt-diagram og detaljer i ProjectFlow. Teammedlemmer kan arbejde i Planner som de plejer, mens projektlederen bevarer overblikket i ProjectFlow, der synkroniserer fremdrift og status automatisk. Selv eksterne deltagere, der kun har adgang til Planner/Teams, kan bidrage – deres opgaveopdateringer slår igennem i ProjectFlow med det samme. Denne dybe integration med Teams og Planner betyder minimal friktion: man arbejder hvor man er mest produktiv, og data flyder mellem systemerne.
• SharePoint: Al projektets dokumentation kan håndteres via SharePoint-integration. ProjectFlow kan automatisk oprette en dedikeret SharePoint-projektside eller mappe til hvert projekt, så dokumenter, notater og filer knyttes til projektet og er nemt tilgængelige fra både ProjectFlow og Teams. Dette sikrer én sandhedskilde for projektdokumenter og udnytter SharePoints styrker i dokumenthåndtering.
• Power BI: Med den indbyggede Power BI-integration kan I lave avanceret rapportering og visualisering på tværs af projektporteføljen uden besvær. ProjectFlow samler data om projekter, ressourcer og tidsforbrug, som kan vises i interaktive dashboards i Power BI, for eksempel porteføljestatus, kapacitetsudnyttelse eller økonomi på tværs af projekter. Mange standard-Power BI-rapporter følger med out-of-the-box, så I hurtigt kan få ledelsesinformation uden at skulle bygge alt fra bunden.

Kort sagt er ProjectFlow bygget til at passe ind i jeres Microsoft 365 miljø: brugerne kan logge ind med Entra ID, data kan deles med SharePoint/Teams, og man udnytter investeringen i eksisterende værktøjer. I får dermed det bedste fra begge verdener – et specialiseret PPM-system og tæt samspil med Microsofts platform.

Figur 2 – Eksempel på projektplan i ProjectFlow

Avanceret porteføljestyring og projektoverblik

At have styr på porteføljen af projekter er afgørende for ledere og PMO’er. Her tilbyder ProjectFlow stærke porteføljestyringsfunktioner, som enten matcher eller overgår det, I kender fra Project Online. I ProjectFlow kan I følge alle projekter fra idé til afslutning i én samlet oversigt. Værktøjet gør det nemt at prioritere de rigtige projekter, overvåge fremdrift og sikre, at strategien realiseres gennem projekterne.

Centralt er porteføljeoverblikket, hvor man kan se status på tværs af projekter: eksempelvis via listevisninger eller Gantt-baserede porteføljeplaner, der giver blik for tidsplaner og milepæle på tværs. I kan definere egne porteføljekriterier og bruge søgefiltre til at fokusere på specifikke projektkategorier (f.eks. per afdeling, strategisk tema, risiko-niveau osv.).

Statusrapportering med ét klik er en anden populær funktion: ProjectFlow kan generere konsistente statusrapporter for hvert projekt – eller en hel portefølje – med et enkelt klik. Dette sparer tid ved månedlige statusmøder og sikrer ensartet rapportering. I kan også tracke risici og økonomi på tværs af porteføljen centraliseret, så ledelsen proaktivt kan fange udfordringer. Disse funktioner overgår faktisk Project Online, hvor mange ofte måtte bruge manuelt arbejde i Excel eller PowerPoint for porteføljerapportering.

Med ProjectFlow får I et real-time projektoverblik, der altid er opdateret. Det hjælper beslutningstagere med at se hvor projekterne befinder sig, hvilke der er på vej, og hvor der eventuelt er flaskehalse. Kort fortalt understøtter den avancerede porteføljestyring i ProjectFlow en bedre prioritering og governance: I kan træffe beslutninger baseret på fakta, ikke mavefornemmelser.

Omfattende værktøjer til projektstyring

På projektlederniveau tilbyder ProjectFlow alle de klassiske projektstyringsværktøjer – og så lidt ekstra. Planlægning og opfølgning er kernen: I ProjectFlow kan man lave detaljerede projektplaner med faser, opgaver, afhængigheder og milepæle. Gantt-diagrammet giver et visuelt overblik over tidsplanen, ganske som i Project Online (og Microsoft Project desktop). Forskellen er, at i ProjectFlow er Gantt-planen en del af det samlede system, så den altid er synkroniseret med ressourcernes registreringer, porteføljestatus m.m.

En stor fordel er fleksibiliteten i metodevalg. ProjectFlow understøtter både traditionelle vandfaldsprojekter og agile arbejdsformer side om side. I kan f.eks. køre et agilt projekt hvor teamet bruger Planner (Kanban boards) integreret med ProjectFlow – og samtidig have projekter der styres efter fase-gate modellen. Begge typer projekter kan rapporteres samlet til ledelsen. Systemet har skabeloner til forskellige projektmodeller, så man kan standardisere processer, men også tage højde for forskellige behov. Denne fleksibilitet er en klar fordel ift. Project Online, der primært var rettet mod klassisk vandfald.

Automatisering og hjælp til projektlederen er indbygget: ProjectFlow kan eksempelvis udsende notifikationer om kommende deadlines, generere opfølgningsopgaver automatisk og tilbyde “best practice” tjeklister for projektopstart og afslutning. Derudover er dokumenthåndtering og vidensdeling integreret – man kan tilknytte dokumenter (projektdokumentation, referater, kontrakter etc.) direkte til projektet via SharePoint, og teamet kan samarbejde via Teams. Alt ligger samlet under projektet, hvilket sparer projektlederen for at skulle holde styr på flere adskilte systemer.

Et andet aspekt er rapportering og analyse på projektniveau. Udover porteføljerapporter har ProjectFlow indbyggede projektstatus-sider, hvor projektleder og interessenter kan se nøgletal for det enkelte projekt: forbrugte timer vs. budget, fremdrift på opgaver, risikolog, ændringsanmodninger, osv. Dette centraliserer al projektinfo ét sted. Beslutningstagere kan dykke ned i et specifikt projekt for detaljer, eller zoome ud på porteføljen for det store billede – alt sammen i samme løsning. Det gør projektstyringen både effektiv for projektlederen og gennemsigtig for resten af organisationen.

Ressourcestyring og kapacitetsstyring

Effektiv udnyttelse af medarbejdere og kompetencer er ofte en udfordring, som både Project Online og andre værktøjer forsøger at løse. I ProjectFlow er ressource- og kapacitetsstyring fuldt integreret i både projekt- og porteføljedelen. Det betyder, at når projekter planlægges, kan man samtidig allokere bestemte ressourcer (personer eller roller) til opgaver og perioder – og med det samme se konsekvensen for deres kapacitetsbelastning på tværs af alle projekter.

Ressourcestyring i ProjectFlow gør det muligt at tildele opgaver til navngivne medarbejdere eller generiske roller. Projektlederen kan angive, hvor meget tid (timer, dage eller procent) en given ressource skal bruge i en given uge eller måned på projektet. Systemet vil vise advarsler, hvis nogen bliver overallokeret (dvs. planlagt over deres kapacitet). Dette hjælper med at undgå klassiske overallokeringsproblemer tidligt i planlægningen. Man kan også søge efter tilgængelige ressourcer baseret på kompetencer eller afdelinger, hvilket støtter ressourcekoordinatorer i at finde de rette folk til opgaverne.

Kapacitetsstyring foregår typisk på portefølje- eller ressourceejer-niveau. ProjectFlow giver et samlet billede af hver ressourcetypes belastning: Hvor meget er f.eks. IT-afdelingen booket de næste seks måneder? Har vi ledig kapacitet til nye projekter? I kan trække kapacitetsrapporter der viser planlagt forbrug vs. tilgængelig kapacitet for hver afdeling eller team. Dette er uvurderligt for at beslutte, om nye projekter kan startes, eller om der skal omprioriteres. “What-if”-scenarier kan afprøves ved at justere planerne og se effekten på kapaciteten, hvilket forbedrer beslutningsgrundlaget.

Sammen sikrer ressource- og kapacitetsstyringsfunktionerne, at I udnytter jeres medarbejdere optimalt uden at overbelaste dem. I har altid overblik over, hvem der laver hvad, hvornår, og om nogen perioder er kritiske mht. flaskehalse. Denne transparens på tværs af projekter var mulig i Project Online, men ofte tung at få frem; i ProjectFlow er det mere brugervenligt og visualiseret direkte i systemet. For eksempel kan kapacitetsudnyttelsen pr. person vises grafisk, og man kan bore ned og se hvilke projekter der optager en persons tid en given uge. Den slags indblik hjælper projektkontoret med at afstemme efterspørgsel og kapacitet løbende, så projekter kan leveres til tiden med de ressourcer, der er til rådighed.

Tidsregistrering og effektiv rapportering

For mange organisationer er tidsregistrering en vigtig del af projektstyringen – både for at følge med i forbrugte timer, understøtte fakturering eller internt at kunne måle indsats mod udbytte. ProjectFlow har en fuldt integreret tidsregistreringsmodul, hvor teammedlemmer nemt kan indrapportere deres timeforbrug på projekter (og evt. andre aktiviteter). Fordelen ved at have det i samme system er oplagt: Registrerede timer kobles direkte til projekterne og opgaverne, så projektlederen kan følge det løbende forbrug i forhold til estimeret arbejde.

Brugeroplevelsen for tidsregistrering er gjort så enkel som mulig. Hver bruger har en personlig tidsregistreringsside, hvor ugens (eller månedens) opgaver fremgår automatisk, baseret på hvad de er allokeret til. Det tager derfor få minutter at udfylde. ProjectFlow understøtter også tidsgodkendelse-workflows, hvis man fx kræver godkendelse af en projektleder eller en linjeleder, når timer indrapporteres – alt dette kan konfigureres efter behov. Mobil adgang er også mulig: tidsregistreringssiden fungerer på smartphone-browser, så medarbejdere kan registrere deres tid på farten uden behov for en særskilt app. Dette gør det lettere at fastholde brugen af tidsregistrering, da man kan indberette når som helst og hvor som helst det passer.

Når tiden er registreret, åbner det op for værdifuld indsigt og rapportering. Både projektledere og ledelse kan trække rapporter over forbrugte timer pr. projekt, pr. afdeling, pr. medarbejder osv. Kombineret med kapacitetsstyringen giver det et fuldt billede af ressourceudnyttelsen: f.eks. hvor meget tid bruges på projektarbejde vs. drift, hvilke projekter sluger flest mandetimer, og om der er risiko for overskridelse af budgetterede timer på igangværende projekter. Disse data kan ses direkte i ProjectFlow’s dashboards eller via Power BI for mere avancerede analyser (f.eks. sammenkædning med økonomidata for at beregne projektomkostninger).

For organisationer der kapitaliserer timer eller skal bogføre dem i økonomisystemer, kan ProjectFlow også integrere til eksterne systemer. Et eksempel fra en RFI: Ambu ønskede at deres timesedler fra ProjectFlow kunne levere data til deres finanssystem for at kapitalisere udviklingsomkostninger. Sådanne integrationer kan sættes op, så ProjectFlow faktisk bliver omdrejningspunktet for både projektoverblik og tids-/omkostningsstyring. Det betyder mindre dobbeltarbejde og færre fejl, fordi data kun skal tastes ét sted.

Ved at have tidsregistrering in-house i projektplatformen slipper I for eksterne timeseddelsystemer eller Excel-ark. Al information fra plan til udførsel til forbrug er samlet, hvilket gør statusopfølgning og endelig evaluering meget lettere og mere præcis. I sidste ende fører det til bedre projektkontrol og læring på tværs af projekter (da man nemt kan sammenholde planlagte vs. faktisk brugte ressourcer og forbedre estimater fremadrettet).

Opsummering og konklusion

Afslutningsvis – Microsofts beslutning om at stoppe Project Online kan virke uoverskuelig for dem, der er vant til platformen, men det åbner også døren til at implementere en nyere og mere sammenhængende løsning. Fortes ProjectFlow er skabt til at levere den funktionalitet, I har brug for til projekt- og porteføljestyring, i ét overskueligt univers. I får fuld dækning af porteføljestyring, projektplanlægning, ressourcestyring, kapacitetsoverblik og tidsregistrering – kombineret med de fordele, der ligger i integrationen med Microsoft 365 og kontinuerlig innovation fra Fortes’ side. Allerede i dag benytter både private virksomheder og offentlige organisationer ProjectFlow til at styre deres projekter sikkert i mål, hvilket vidner om en prøvet og pålidelig løsning.

Hvis jeres organisation står over for at skulle forlade Project Online, er det værd at tage Fortes ProjectFlow med i overvejelserne. I får et stærkt dansk alternativ med lokal support og ekspertise, der kan sikre en gnidningsløs overgang og løfte jeres projekt- og porteføljestyring til næste niveau. Frem for at se udfasningen som et problem, kan I gribe muligheden for at implementere et værktøj, der fremtidssikrer jeres projektarbejde mange år frem. Fortes ProjectFlow kan være nøglen til at bringe jeres vigtigste projekter sikkert i mål – både nu og i fremtiden.

Læs seneste blogs