Kom i mål med Grøn Trepart

Porteføljestyring, eksekvering og timeforbrug i den kommunale implementering af Grøn Trepart

På tværs af kommunerne er der identificeret over 5.600 potentielle projekter, og i begyndelsen af maj måned 2026 var omkring 1.200 sat i gang eller planlagt. Hos de fleste er planlægningsfasen ovre. Nu skal projekterne føres ud i livet.

Og det er her, arbejdet skifter karakter. Et enkelt lavbundsprojekt er en overskuelig opgave. Firs lavbundsprojekter, der hver skal forundersøges, forhandles med lodsejere, jordfordeles, finansieres og anlægges med hver sin tidsplan, og hvert sit træk på de samme få medarbejdere er en anden slags opgave.

Forhindringerne er de samme i de fleste kommuner

Anders Winnerskjold, formand for KL’s Klima-, Natur- og Planudvalg, nævnte det direkte i maj 2026:

”Det nuværende momentum er truet. Projekterne skal fra plan til virkelighed – samtidig.”

Evalueringen af det første år med lokale treparter peger på den samme type forhindringer: Stor arbejdsbyrde, mangel på kvalificerede medarbejdere, udskiftning i personalet, der gør både viden og tillid sårbar, og udpegninger, der bliver markant mere konfliktfyldte, når man bevæger sig fra lavbund til de tørre dyrkningsjorde.

Ingen af dem bliver løst af et system. Men projekterne bliver alle sammen dyrere, hvis vi ikke prioriterer og gennemfører projekterne effektivt.

Flere forskellige styringsbehov

”Styring af Grøn Trepart” bliver ofte behandlet som én styringsopgave. I praksis er der mindst fire styringsbehov, og de stiller alle forskellige krav:

• Porteføljestyring af de mange. Hvilke projekter er i gang, hvilken fase er de i, hvad er medfinansieringsmulighederne, hvad trækker de på af timer og penge, og hvilke kan realistisk gennemføres i år? Det er grundlaget for at prioritere – og for at svare udvalget og den lokale trepart.
• Effektiv eksekvering af de udvalgte. Projekterne ligner hinanden: forundersøgelse, lodsejerdialog, myndighedsbehandling, jordfordeling, anlæg, tilsyn. Når forløbet ligger som en fast skabelon med faser, milepæle og opgaveansvar, skal hver projektleder ikke opfinde processen forfra – og en ny kollega kan overtage et projekt uden at arve en mappe og en hukommelse. Samtidig skal fremdrift rapporteres til kommunen og til sekretariatskommunen for de tværkommunale samarbejder.
• Tidsregistrering, når pengene kommer udefra. Flere af ordningerne under den grønne arealomlægning er helt eller delvist EU-medfinansierede, og tilskud til lønudgifter skal kunne dokumenteres. Også når en medarbejder i din kommune udfører arbejde i forbindelse med en anden kommunes projekter. Det forudsætter, at timer kan henføres til det enkelte projekt og ikke blot til afdelingen. De præcise krav afhænger af ordningen – men uanset hvordan man vender og drejer det, er der behov for tidsregistrering.
• Opgave- og dokumentdeling kan anvendes til samarbejde på tværs af de tværkommunale samarbejder i treparten. Det kan fx være i de indledende faser, hvor det aftales, hvilke vandområder og indsatser som varetages af hvilke kommuner og medarbejdere.

Få data samlet i et fælles system: ProjectFlow

De fire behov løses ofte hver for sig: Porteføljen i et regneark, eksekveringen i projektledernes egne planer, timerne i et system, som økonomi bad om. Det fungerer, indtil tallene skal stemme overens.

Når de i stedet bygger på de samme data, kan I bruge dem til noget andet end afrapportering. Det registrerede timeforbrug på de første ti projekter fortæller, hvad et projekt af den type faktisk koster jer i intern tid. Det tal er forudsætningen for at vurdere, hvor mange projekter I kan tage ind næste år, og for at kunne finde ud af, hvor lønudgifterne hører hjemme, frem for at gætte.

Porteføljeoverblikket samler alle projekter med fase, ansvarlig, tidsplan og finansieringskilde, så I kan prioritere og rapportere til udvalg og lokal trepart uden først at hente tal flere steder.

Projektstyringen giver projektlederen faser, milepæle og opgaveansvar på det enkelte projekt. Ressourcestyringen viser til gengæld, hvad de igangsatte projekter tilsammen trækker på af kapacitet – før I siger ja til det næste.

Tidsregistreringen sker på projekt og aktivitet med godkendelse, og timerne lander samme sted som budget og forbrug i økonomistyringen. Det er dét, der gør dem brugbare både i ansøgningen og i den efterfølgende afregning.

Samarbejdet på tværs af kommuner kræver, at der nemt kan deles dokumenter med eksterne, og at opgaver kan styres på tværs af kommunerne. ProjectFlows tætte integration med Microsoft 365 betyder, at det er muligt.

Læs mere om projekt- og porteføljestyring til kommuner. 

Hvor skal vi begynde?

1. Saml porteføljen først. Alle projekter samles ét sted med fase, ansvarlig, tidsplan, finansieringskilde og status. Overblikket er mere værd i starten end detaljerede planer på hvert enkelt projekt.
2. Standardiser et enkelt projektforløb. Tag den projekttype, I har flest af, og beskriv faserne én gang. Genbrug beskrivelsen på de næste projekter. De øvrige typer kan komme til senere.
3. Indfør tidsregistrering dér, hvor det er et krav. Start med de eksternt finansierede projekter i stedet for at rulle det ud over hele forvaltningen på én gang. På den måde får I både dokumentation og de første erfaringstal.
4. Kontakt Thomas Rysgaard på telefon 66104055/t.rysgaard@fortesgroup.com, eller bestil en demonstration af ProjectFlow: bestil demo. 

Figur 1. Forskellige projekttyper kan have forskellige faser. Tjeklister og standardopgaver for faserne understøtter “best practise” og effektiv eksekvering.

ProjectFlow anvendes i mange kommuner

Fortes ProjectFlow bruges i dag i mange kommuner. Det betyder, at den styringspraksis, Grøn Trepart kræver, allerede er i drift på mange andre projekttyper i kommunerne.

Erfaringerne deles bl.a. på tværs af kommunerne i vores brugerforum, hvor kunderne selv holder oplæg om, hvad der virkede, og hvad der ikke gjorde. Udvalgte erfaringer er oplistet herunder.

”Det er vigtigt at kommunikere, at vi bruger ressourcedata i ProjectFlow til organisationen. Det lyder måske lidt skørt, at det er nødvendigt, men medarbejderne har ikke den samme indsigt i, hvor meget vi bruger disse data. Vi har derfor bygget det ind i vores årshjul, så vi sikrer, at ledelsen får kommunikeret vigtigheden af opdatering af data”, udtaler Camilla fra Teknik og Miljøafdelingen, Silkeborg Kommune. 

”Feedback til organisationen kan bidrage til, at medarbejderne kan se, at rapporteringen giver mening. Det er en fast del af vores porteføljestyringsmøder, at vi melder tilbage til organisationen, hvad vi har drøftet. Vi har også kommunikeret, at man i ProjectFlow – fx på statusrapporten – kan give feedback til projektlederen via kommentarfunktionen. Så kan medarbejderen se, at lederen har brugt informationen”, udtaler Lene fra By, Land og Kultur, Faaborg-Midtfyn Kommune.

En implementering starter derfor sjældent med et tomt system. Den starter med udgangspunkt i erfaringer fra mange andre kommuner.

Læs seneste blogs