10 tips til at få succes med din ProjectFlow-implementering

Her deler konsulent-teamet fra Fortes Nordic nogle af deres tips til en succesfuld implementering af ProjectFlow. Tipsene er baseret på mange års erfaring i at skabe succes med ProjectFlow i mellemstore og store danske og internationale organisationer.

1. Behandl implementeringen af ProjectFlow som et projekt

For at din implementering af ProjectFlow bliver en succes, er det vigtigt at I sikrer mandat til at lede implementeringen internt i din organisation. Lav en projektplan. Har vi de ressourcer som skal bruges for at få systemet kørt ordentligt på plads? Er der interessenter andre steder i vores organisation som skal høres eller inddrages i processen? Er der ejerskab af projektet og dets gevinster? Eller er der risici vi skal have afdækket, for at højne sandsynligheden for gode resultater med implementeringen?

2. Fastlæg de gevinster I vil høste med systemet, og spor realiseringen

Lav en målplan for ProjectFlow. Find ud af hvilke gevinster der er de største og hurtigste at realisere – og sørg så for at spore dem. Sporingen kan være, at sikre at alle parter internt er informeret om hvad der er vigtigt at få ud af systemimplementeringen, og at der følges op på om det så også rent faktisk blev til den forventede gevinst.

3. Bind data og processer sammen med værktøjet, så brugernes arbejde lettes

Sørg for at skabe de systemintegrationer, som gør brugernes arbejde nemmere. Det kan f.eks. være synkronisering af tidsregistreringsdata med HR-systemer, eller projektøkonomiplaner til økonomisystemet. Det kan være Microsoft 365-aktiver som f.eks. teams, dokumenter og planer.

4. Hjælp slutbrugerne, ved at aktivere systemets hjælpefunktioner

Indholdsmodulet i ProjectFlow kan anvendes til at hjælpe brugerne med at følge jeres projektprocesser. Det kan f.eks. gøres ved at skrive jeres projektmodel og metode ind i ProjectFlow.
Systemnotifikationer i ProjectFlow og på e-mail kan hjælpe brugerne med at opdatere data i systemet, så data ikke bliver forældet.

5. Sørg for at slutbrugere har en feedbackkanal

Sørg for at slutbrugere har en feedbackkanal til jeres systemejer. Det kan være svært at lave løbende målinger af om brugerne har problemer med at anvende værktøjet. Gør det tydeligt for brugerne, hvor de skal henvende sig, hvis de har spørgsmål eller forbedringsforslag.

6. Understøt organisationsforandringen

IT-værktøjet er toppen af isbjerget. I sidste ende handler det om at nogle mennesker skal ændre adfærd. Sørg for at lave fokus på ledelsen af denne adfærdsændring.
Det kan f.eks. gøres gennem kommunikationsplaner, interessentinvolvering, og undersøgelse af hvilke blokeringer brugerne ser og oplever i den daglige brug.

7. Søg erfaringsudveksling med andre organisationer og andre systemansvarlige

Fortes faciliterer gerne kontakt mellem ProjectFlow-kunder indenfor samme domæne. Det kan være lærerigt at høre hvordan andre lignende forretninger har grebet ting som f.eks. undervisning, tilpasning, modstand og support an. Deltag i Fortes kundefora online – eller i Odense en gang om året.

8. Hold dig opdateret på produktforbedringer

Følg med i hvad der kommer af forbedringer til ProjectFlow gennem nyhedsbreve, kundefora, LinkedIn-grupper og andre kanaler. På den måde kan du hurtigere høste gevinst ved anvendelse af funktionerne, og det kan løfte arbejdsglæden hos brugerne, når der læres om nemmere måder at arbejde med systemet på.

9. Sørg for mandat til at styre og lede PMO’et i ProjectFlow

Det er vigtigt at nogen har ansvar for at sikre at systemet opdateres med de data som er krævet for at nå målene med implementeringen. Hvis det f.eks. er et mål at ledelsen altid har max 14 dage gamle statusrapporter på igangværende projekter – hvem har så ansvar og magt til at få sat brugerne i gang med at opdatere rapporterne, hvis det ikke sker ved egen drivkraft?

10. Vil du høre mere om ProjectFlow

Interesseret i at få flere tips? Eller tale med en konsulent om et af emnerne? Kontakt os gerne på info@projectflow.dk. Det er helt uforpligtende.

Og det er det 10. tip: hold kontakten til din konsulent og account manager i Fortes. Vi vil altid gerne hjælpe med rådgivning, support og sparring.

Læs seneste blogs