Fra “vores projekt” til organisationens prioritering

I en organisation med mange behov og gode projektidéer er prioritering sjældent enkelt. Fra det enkelte områdes perspektiv kan et projekt være både vigtigt og presserende – og måske har man ventet længe på, at det bliver ens tur.

Men når alle ser prioriteringen fra eget perspektiv, kan det være svært at se det samlede billede på tværs. For hvordan sikrer vi, at det ikke blot er “vores tur”, men at vi prioriterer de projekter, der skaber størst værdi?

På Fortes ProjectFlow Brugerforum fortalte Marianne fra Fjernvarme Fyn, hvordan hun bruger WSJF-modellen til at kvalificere prioriteringen, og hvordan det er bygget ind i ProjectFlow.

Billede 1: kundeindlæg ved Marianne fra Fjernvarme Fyn

Behovet: Mange ønsker, men kapaciteten sætter begrænsningen

Antallet af it-projekter og ønsker fra forretningen stiger, mens kapaciteten tit er flaskehalsen. Marianne pegede på, at det, der ofte mangler, er en fælles prioritering ud fra forretningsværdi. Til det formål har IT PMO’ et i Fjernvarme Fyn implementeret WSJF-prioriteringsmodellen i ProjectFlow.

WSJF på to minutter

WSJF står for Weighted Shortest Job First. Modellen er enkel: prioritet = cost of delay divideret med job size.

Cost of delay vurderes på tre faktorer – forretningsværdi, tidskritikalitet og risikoreduktion/ mulighedsskabelse. Job size er den relative indsats. Alle parametre scores med modificeret Fibonacci – 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20 – og værdien 1 skal altid bruges, så det mindste element sætter skalaen.

Marianne fremhævede, at der ikke er tale om en facitliste. Da der før sommerferien blev udarbejdet oversigt over de top fem it-projekterne hos Fjernvarme Fyn, var det ikke de fem projekter med højest score, som blev prioriteret. Andre hensyn spillede ind. Værdien ligger i, at scoren giver en anden slags dialog med projektejerne, og at forskellen mellem oplevet og beregnet prioritet bliver synlig.

I en tidligere organisation anvendte Marianne WSJF på hele porteføljen, som også omfattede f.eks. forretningsprojekter og ikke udelukkende IT projekter, og holdt resultatet op mod direktørgruppens egen prioritering. Det blev et wake-up-call: For første gang så gruppen porteføljen på tværs af organisationen i stedet for blot sit eget projekt, og prioriteringen blev justeret derefter.

Billede 2: kundeindlæg ved Marianne fra Fjernvarme Fyn

WSJF er bygget ind i ProjectFlow

Marianne har selv oprettet felterne i ProjectFlow, så de fremgår på alle projekter, og med hjælp fra Fortes udviklet beregningerne bag. Derfra oprulles felterne på tværs af projekterne i en samlet visning, så Fjernvarme Fyn kan få et overblik. Hun bruger samme tilgang til at markere, hvilken del af forretningen, som modtager projekterne

“Når prioriteringstallene er gemt på projekterne i ProjectFlow, har jeg noget konkret at gå til projektejerne med. Modellen er ikke en facitliste, men den flytter samtalen fra ønsker og mavefornemmelse til reel forretningsværdi.”, udtaler Marianne fra Fjernvarme Fyn.

Næste skridt

Marianne ønsker, at få modellen afprøvet på tværs af hele organisationen porteføljen og afstemt med chefgruppen – med fokus på dialogen – og gjort det til en del af projektmodellen med løbende porteføljegennemgang og genprioritering. Målet er strategiske porteføljemøder hvert kvartal, hvor projektejerne, som ofte er direktørerne, sidder om samme bord.

Læs seneste blogs